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¿Qué es y para qué sirve el Project Management?
Nacido en la década del '60 en el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, el Project Management es una metodología de planeamiento, organización y gestión de recursos para cumplir exitosamente con las metas de un proyecto...

Por Eduardo Francisco Navarro

Un proyecto es un esfuerzo coordinado que se extiende por un período limitado de tiempo para lograr un cierto objetivo bajo ciertas especificaciones, involucrando una serie compleja de elementos.

Así, bajo el término "proyecto", se incluyen obras de infraestructura de diferente envergadura (desde una represa hasta la reforma de una habitación en nuestras casas); el desarrollo de nuevos productos y servicios (desde un nuevo transbordador espacial hasta una nueva crema de belleza); el despliegue de una nueva campaña publicitaria o la instalación y puesta en marcha de una red de telecomunicaciones.

Básicamente, un proyecto puede definirse por los siguientes puntos:

1) Hay una multiplicidad de actores (stakeholders) con algún interés (positivo o negativo) en la implementación y/o el resultado del proyecto: clientes, miembros del equipo, o la población de la comunidad afectada, por ejemplo, por la construcción de una planta de celulosa.

2) Una serie de actividades y tareas interrelacionadas necesarias para cumplir con los requerimientos definidos al inicio

3) Un presupuesto económico y financiero limitado

4) La utilización de recursos humanos y materiales. Aquí se encuentra el equipo multidisciplinario que llevará adelante las actividades de cada especialidad y los equipos y materiales que servirán como parte del producto final o durante la implementación del mismo

5) Un Project Manager o Gerente del Proyecto que será el líder del equipo y de las relaciones con los stakeholders y coordinará los esfuerzos a lo largo de todas las etapas.

Según la envergadura de la tarea, el Project Manager puede ser una única persona o una oficina de proyectos.

Ahora bien, una vez definidas las principales características de un proyecto, veamos las ventajas del Project Management para una ejecución exitosa de la iniciativa:

1) El Project Management permite conseguir un objetivo (en general, de alta complejidad) a través del cumplimiento de una serie de hitos.

Así, permite alcanzar la meta dentro de los límites preestablecidos de tiempo y dinero, con un uso más eficiente de los recursos.

2) El Project Management minimiza la burocracia e incrementa la velocidad de implementación al crear una estructura matricial específica para el proyecto.

3) La estructuración del proyecto en fases (evaluación de factibilidad técnica y económico-financiera, planificación, implementación, cierre y control) donde cada una cumple una función específica permite optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y financieros al tiempo que se minimizan los riesgos.

4) El Project Management permite maximizar las sinergias y, por lo tanto, los resultados del equipo multidisciplinario y de cada miembro en particular.

5) El Project Management es una metodología efectiva para mantener alta la motivación de los empleados.

6) La metodología minimiza y gestiona efectivamente las tensiones y conflictos entre los stakeholders, ya sea entre los miembros del equipo o entre las organizaciones y otros interesados (por ejemplo, la comunidad aborigen afectada por la construcción de una represa).

7) El Project Management permite identificar tempranamente los potenciales riesgos y definir anticipadamente planes de mitigación y acciones correctivas.

En definitiva, el Project Management es una metodología muy difundida en los Estados Unidos, donde se la utiliza prácticamente en todas las organizaciones (desde la industria de la construcción hasta las ONGs o el gobierno).

Incluso, muchas empresas organizan gran parte de sus actividades corrientes directamente bajo la forma de proyectos.

En América Latina, por el contrario, el Project Management suele limitarse a ciertas industrias y es desconocido por muchos ejecutivos.

En un próximo artículo presentaremos la metodología del Project Management Institute, utilizada por muchas organizaciones para obtener los mejores resultados en proyectos de alta complejidad.

UTILIDAD Y USOS

UTILIDAD Y USOS
Una de las utilidades grandes de las hojas de cálculo es la de hacer gráficos. A partir de una tabla de datos, permiten crear fácilmente gráficos vistosos que presentan la información de forma más comprensible.
Son útiles en cualquier situación que requiera tratar grandes cantidades de datos numéricos. En este recuadro puedes ver las aplicaciones más comunes.
Algunas aplicaciones de las hojas de cálculo:
• Contabilidad de empresas
• Contabilidad familiar
• Estudios científicos
Aplicaciones educativas
El uso más habitual de las hojas de cálculo es el de ayudar a gestionar la contabilidad de las empresas: registro de facturas a clientes, registro de compras, elaboración de presupuestos, inventarios, etc. Sin embargo, son útiles en cualquier situación que requiera tratar grandes cantidades de datos numéricos. En este recuadro puedes ver las aplicaciones más comunes.
Muchos programas para elegir
Existen muchas hojas de cálculo, aquí puedes ver las más conocidas. Aunque algunas se pueden comprar aparte, normalmente están integradas en paquetes ofimáticas
Hojas de cálculo:
• Excel (Microsoft Office)
• Lotus 1-2-3 (SmartSuite)
• Quattro Pro (WordPerfect Office)
• Calc (OpenOffice.org)

QUE ES UNA HOJA DE CALCULO

Definición
Desde su introducción a finales de la década de 1970, los programas de hojas de cálculo se han convertido en una de las aplicaciones para automatización de oficina que más se usa; reemplazó a las hojas de cálculo manuales y a los libros de contabilidad que los contadores usaron durante cientos de años. Los programas de hojas de cálculo son capaces de presentar, desplegar e imprimir la información en formatos de tablas, así como de ejecutar cálculos automáticos sobre un conjunto de cifras.
Los programas de hojas de cálculo tienen un uso extendido en las actividades de administración electoral. Incluyen la elaboración de registros financieros y presupuestales para la organización de las elecciones, la planeación de la logística electoral y el cálculo y publicación de los resultados electorales, entre otras. Aunque algunos de estos documentos también pueden prepararse con un procesador de textos, muchos usuarios prefieren las características que ofrecen los programas de hojas de cálculo.
Los programas de hoja de cálculo permiten que el usuario incluya cuadros de información divididos en filas y columnas. El punto donde una fila y una columna se interceptan se llama “celda”. El usuario puede ingresar fórmulas en las celdas para ejecutar cálculos utilizando la información de otras celdas. Además, los valores suministrados por las fórmulas se vuelven a calcular de forma automática si se cambia la información.
Los programas de hojas de cálculo también pueden preparar, desplegar e imprimir gráficas basadas en las filas y columnas de información, cuestión de utilidad para analizar la información y para los estudios de tendencias.

EL ENTORNO DE UNA HOJA DE CALCULO

El entorno
Para crear una hoja de cálculo nueva desde la pantalla de inicio de Google Docs, seleccionamos Hoja de cálculo en el menú Nuevo.
Para abrir una hoja de cálculo existente, simplemente hacemos clic sobre su título.
Recuerda que también puedes subir a Google Docs una hoja de cálculo de tu equipo, como vimos en la segunda unidad.
En cualquier caso, se abrirá la ventana de edición de hojas de cálculo. En la siguiente imagen vemos el aspecto que tiene la ventana cuando se trata de una hoja de cálculo nueva:

El aspecto del interfaz es muy similar al de documentos de texto.
• En la parte superior encontramos el título de la hoja de cálculo que podemos cambiar haciendo clic, los enlaces a secciones de Google Docs y Salir, y os botones Compartir Guardar.

• Sobre fondo azul, encontramos la barra de menús. Aquí encontramos menús propios de hojas de cálculo, y otros como Archivo, con funciones que ya conocemos (guardar, imprimir, nuevo...).
• En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso más frecuente.
• El área de trabajo de una hoja de cálculo está dividida en filas (con encabezados numéricos) y columnas (con encabezados alfabéticos).
• En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas que podemos tener.
Iremos viendo cada uno de estos elementos a medida que los vayamos necesitando.

Estructura De Una Hoja De Calculo

Estructura De Una Hoja De Calculo

1. Botones de Control
2. Barra de Menú
3. Barra de Herramientas Estándar
4. Barra de Formato
5. Barra de Fórmulas
6. Columna
7. Fila
8. Barra de Dibujo
9. Barra de Desplazamiento
10. Barra de Estado
11. Hojas del Libro
12. Gráfico Hecho con los datos de la tabla

BARRA DE FÓRMULAS

[pic]

BARRA DE HERRAMIENTAS

Aparentemente es igual a la de Word pero hay iconos que son diferentes y los definimos a continuación:

|Icono |Función |
|[pic] |Icono de Pegar – Tiene la misma función que en Word, la diferencia es que tiene un icono de expandir, en donde puedes |
| |escoger lo que deseas pegar. |
|[pic] |Icono de Autosuma – Inserta la fórmula de Suma que calcula una suma automáticamente. Excel puede sumar vertical u |
| |horizontalmente las celdas anteriores. Posiciónate en la celda deseada y oprime este icono. Al apretar el icono de expandir |
| |aparecen las demás fórmulas/funciones.

IMPORTANCIA

En la actualidad los sistemas educativos de todo el mundo se enfrentan al desafío de utilizar las tecnologías de la información y la comunicación para proveer a sus alumnos con las herramientas y conocimientos necesarios que se requieren entre ellos destacan los procesadores de textos y las hojas de cálculo a los cuales les daré un breve comentario según el punto de vista de diferentes autores
La Microsoft dueña de estos dos programas de su actual propietario Bill gates y Paúl Allen proponen que un procesador de textos es una herramienta de suma importancia hoy en día ya que es utilizada para la elaboración de todo tipo de documentos ya que nos permite insertar en un documento textos, imágenes, gráficos, formulas; así como también cambiarle el formato al texto, modificar las imágenes, etc.


Adentrándose en la utilización de Excel, el lector podrá reconocer las distintas partes que conforman un ordenador y las aplicaciones del software. Asimismo comprenderá cómo utilizar las opciones con el fin de rellenar los rangos de celda de forma sencilla.

Sostienen que las hojas de cálculo es un programa que nos permite manipular datos numéricos y alfanuméricos, y nos ayuda a realizar cálculos complejos en base de funciones y formulas y dibujar distintos tipos de gráficos

CARACTERISTICAS

Características de las hojas de cálculo
Además de ejecutar muchos tipos de cálculos, los programas de hojas de cálculo tienen algunas características similares a las que ofrecen los procesadores de texto, como la habilidad de capturar, mover, copiar, eliminar y pegar información que se encuentra en las celdas, grupos de celdas y filas o columnas. Las hojas de cálculo también se guardan como archivos electrónicos y pueden desplegarse, editarse, imprimirse y eliminarse. Esto implica que se pueden guardar varias versiones de los documentos en caso de que se necesite acceder a ellos posteriormente. También se puede copiar, mover y pegar información de varias hojas de cálculo.
La mayoría de los programas de hojas de cálculo ofrecen ciertas características básicas:
• La función de cálculo puede sumar, restar, multiplicar y dividir elementos mediante la fórmula que se escribe en una celda. También hay fórmulas predeterminadas llamadas funciones, que pueden ejecutar cálculos sencillos o relativamente complejos en un orden o estructura determinada, mediante valores específicos llamados argumentos. Algunas de las funciones más comunes que usan las hojas de cálculo son la “suma” para añadir números a un rango de celdas, el “promedio” para calcular el valor promedio de un grupo de celdas y “redondeo” para redondear un número de alguna celda.
• La función de gráficos crea gráficas basándose en la información que se ingresó en una hoja de trabajo. Una vez que se crea un vínculo entre la hoja de trabajo y la gráfica, esta se actualiza de forma automática con los valores que se ingresan en la hoja de trabajo.
• La función de insertar permite añadir celdas, filas y columnas en cualquier parte del documento, así como caracteres e información en las celdas.
• La función de copiado duplica la información de una celda, de un grupo de celdas y de las filas y columnas de un documento.
• La función de eliminar permite borrar caracteres y palabras dentro de las celdas, grupos de celdas, filas y columnas.
• La función de pegar inserta material removido o copiado de unas celdas a otras.
• La función de formato se utiliza para dar formato a un documento, pudiendo especificar la página, el margen y el tamaño del tabulador, así como las características de diseño especial como el tipo de fuente, el color, las negritas, itálicas, subrayado y resaltado.
• La función de búsqueda y reemplazo localiza determinados caracteres, palabras o frases dentro del documento y las substituye por otras.
• La función de administración de archivos permite almacenar, acceder, mover y eliminar los archivos de la computadora.
• La función de impresión produce una copia en papel del documento que se preparó con el programa de la hoja de cálculo y que se almacenó electrónicamente.
Además de estas características básicas, algunos programas de hojas de cálculo son capaces de insertar encabezados y pies de página, ofreciendo funciones adicionales como clasificación, revisión ortográfica y rastreo de cambios, entre otras.
En un documento de hoja de cálculo también se pueden insertar imágenes y diagramas, aunque resulta más complicado que en los que usan el procesador de textos.
La lista de características disponibles en un programa de hoja de cálculo continúa incrementándose conforme se introducen nuevas versiones en el mercado.
Existen muchos libros, revistas y sitios red que asisten para elegir el programa de hoja de cálculo más conveniente. En muchos casos, los programas de hojas de cálculo son suministrados o vienen incluidos con el equipo de cómputo, ya sea como parte del acuerdo de compra o como un estándar industrial o gubernamental.
Es conveniente que el personal del organismo electoral reciba capacitación sobre cómo usar las hojas de cálculo. La mayoría de los países cuentan con capacitadores externos, sin embargo, es recomendable que el organismo electoral cuente con personal cualificado que pueda capacitar a otros al interior. La mayor parte de los paquetes de programas de cómputo incluyen manuales para el usuario y tutoriales que se despliegan en la pantalla.
Los programas de hojas de cálculo se utilizan de mejor forma cuando la información se analiza en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintos tipos de variables, o cuando se tienen diferentes relaciones entre las variables, las bases de datos interrelacionadas constituyen el método más eficiente para registrar y analizar la información.